「AIは難しそう」から「明日から使ってみたい」へ。チラシも報告書も、AIで

株式会社ケイビイワイは、警備・葬儀業務を手がける会社です。参加者には、AIを「全く触ったことがない」「面白そうだが怖い」「内容がよくわからない」という方が多く、生成AIとの距離がまだ遠いところからのスタートでした。

だからこそ私たちは、ワークショップのゴールをあえて3つに絞りました。生成AIの基礎を知ること、安全な使い方を体験すること、そして自社業務での活用イメージを持つこと、この3点です。

ケイビイワイ様が求めていたのは、難しい技術の解説ではありませんでした。未経験のスタッフでも安心して始められて、「自分たちの仕事のどこに使えるか」までイメージできること。そこが出発点でした。

そこで私たちは、座学だけにとどめず、実際にAIに触れる体験型の形式を採用しました。「知る」と「使う」を同時に進めることで、不安をやわらげながら活用イメージまで届ける、そんな設計を心がけました。

最初は、業務とは関係のないテーマから始めました。夕食の献立を考えたり、旅行プランをたてたりといった日常的なお題を通じて、まずはChatGPTを気軽に体験してもらいました。

気軽なお題でChatGPTを自由に触ってもらうと、「意外と簡単に使える」「思ったよりAIを身近に感じられた」という声が出てきました。

参加者の多くは、それまでAIに触れる機会がほとんどなかった方々です。「難しそう」という先入観をほぐすことが最初の課題だと考え、まずは日常の話題から体験してもらう設計にしました。

体験が進むうちに、気づきも生まれました。

「曖昧な指示には、曖昧な答えしか返ってこない」。役割、目的、文体、文字数などの条件を具体的に伝えるほど、回答の質が変わる。

AIは魔法ではなく、指示の仕方で結果が変わる道具だという理解が、自然と共有されていきました。

グループワークでは、参加者が実際の業務課題をAIに相談しました。

「年間イベントのチラシ作成に時間がかかる」という課題には、AIにテーマや配色を伝えると、複数のレイアウトと文章例が生成され、「すぐにこのまま使える」という反応がありました。

苦情処理簿の作成では、現場スタッフの口頭報告をもとに、AIが体裁の整ったひな形を瞬時に作るデモも行いました。文書作成の手間を減らせる手応えを感じた参加者も多かったようです。

便利さと一緒に、「ルール化」という視点も

体験のなかでは、リスクへの意識も共有されました。

「入れてはいけない情報がある」「ルールを守らないと、大変なことになる」—そうした声が、参加者から自然と出てきたことが印象的でした。

ワークショップに参加された幡野社長からも、方針が示されました。

「何でも便利だからと使って問題が起きないよう、まずはルール化してから使っていく」

便利さに飛びつくのではなく、まず組織としてのルールを整えてから使い始める。AI活用の入り口でこの視点が共有されたことは、今後の本格導入を支える土台になります。