「型」を覚えれば、誰にでも伝わる。会議資料づくりが「感覚」から「ルール」へ変わった2日間

都留市役所では、ペーパーレス化を進めたことで、庁内の会議スタイルが大きく変わりました。以前は紙の資料を持ち寄り、口頭で補いながら議論するのが一般的でしたが、いまは資料を画面で共有して進めています。

便利になった一方で、新しい気づきもありました。紙であれば、その場で指差しながら口頭で補足できます。けれど画面共有では、資料そのものに情報を整理して載せておくことが大切になります。整理が足りないと、「何を議論し、何を決めるか」が伝わりにくく、大事なポイントが見えづらくなることもあります。

そこで都留市役所からC-tableに、研修のご相談をいただきました。求められていたのは、スライドを上手に作るテクニックだけではなく、情報を整理する考え方そのもの。日々の業務でそのまま使える、実践的なスキルとして身につけたい—そんな思いからのスタートでした。

研修の設計にあたって、まず都留市役所のご担当者とじっくり対話するところから始めました。実際の会議資料を一緒に見ながら、どんな情報が伝わりにくいのかを具体的に整理していきます。

見えてきたのは、資料づくりのポイントは「スライドの見栄え」ではなく「情報の構造化（＝組み立て方）」にある、ということ。都留市役所が求めていたのも、まさにこの“考え方の部分”でした。私たちは、知識を一方的に教えるのではなく、職員の皆さんが自分の手で体験しながら身につけられる進め方をご提案しました。

研修では、「型」を使った情報整理に重点を置きました。タイトル、キーメッセージ、サマリーという構成の型に沿って整理すれば、誰でも伝わりやすい資料に近づけます。

1日目は、「伝わる資料とは何か」を考えるところからスタート。長い文章を型に沿って整理し、自分の業務を簡潔に伝える練習をしました。よく知っている業務だからこそ、何をどう伝えればよいかは、意外とあいまいになりがちです。「自分が伝えたいこと」ではなく「相手が知りたいこと」を起点に整理する。この視点の切り替えが、研修を通じた気づきの中心になりました。

2日目は、都留市の長期総合計画にもとづくリーディングプロジェクトを題材に、グループでスライドを作って発表するワークに取り組みました。市民が知りたいことは何か、どう伝えれば行動につながるのか。情報の取捨選択を繰り返しながら、「5分で伝わる」資料に仕上げていきます。

この研修のポイントは、講義だけで終わらせず、ワークショップ形式にしたことです。自分の業務を題材に、実際に手を動かして資料を作り、グループで発表する。その体験を通じて、型の使い方が“実感”として身につくように設計しました。