紙・電話・手作業を全てデジタル化。警備会社の業務管理DXを伴走支援

株式会社ケイビイワイ様は、交通誘導や常駐の警備を手がける会社です。警備の現場は、日々動きます。どの隊員を、どの現場に、いつ配置するか。急な変更や欠員にも対応しながら、毎日の段取りを組み立てていきます。この配置を、ケイビワイ様では紙の管制表・工程表で管理し、隊員への連絡は電話で行っていました。

締め日が来れば、勤務実績を集計し、各種手当や割増、年齢区分をふまえて給与を計算します。顧客ごとの請求書づくりも、多くが手作業でした。

情報が紙やExcel、電話に分かれているため、現場が増えるほど前さばきの負荷が積み上がり、管制・連絡・集計が特定の担当に集中しがちでした。一つひとつは現場の力で回っていましたが、仕組みの面に、これからの伸びしろがありました。

警備業の業務は、配置・勤怠・給与・請求が複雑に絡み合います。現場ごとに条件が異なり、手当や割増、請求のかたちも一様ではありません。出来合いの勤怠・給与ソフトでは、こうした警備ならではの組み合わせに、なかなか合わせきれませんでした。

必要だったのは、業務の流れをよく理解したうえで、自社に合わせて一緒に形にしてくれる相手でした。私たちは、本社の管制業務を一つずつ伺い、「現場の隊員が、無理なく使えること」を大切に設計を進めました。

つくったのは、警備業務をワンストップで支える業務管理システム「KB1（ケービーワン）」です。紙・電話・Excelに分かれていた工程を、ひとつの流れにつなげました。

① 配置・工程：誰が・どこに・いつ、を一目で

日々の配置を、1日や10日といった単位で見渡せる画面にまとめました。まだ人が決まっていない現場は赤枠で目立たせ、配置の抜け漏れに気づきやすくしています。

② 勤怠・報告：隊員は、使い慣れたLINEで

隊員は、ふだん使っているLINEから、現場での上番・下番を打刻できます。打刻した場所も記録され、署名付きの現場報告書もその場で作成してPDFに。作成した報告書は、関係者へ自動で共有されます。電話連絡に頼っていたやりとりが、リアルタイムの共有に変わりました。

③ 給与・請求：複雑な計算も、自動で

日給・時給などの給与形態に、現場や隊員ごとに異なる各種手当、週40・48時間を超えた分の割増といった、警備ならではの条件を組み合わせた給与計算を実装しました。顧客別の月次請求は、日々の実績から自動で集計され、ワンクリックでPDF・Excelの請求書として発行できます。現場報告書は、ログイン不要のトークンリンクで取引先が閲覧・ダウンロードできます。入金・売掛の管理から、付与・残日数・取得までを労働基準法に沿って扱う有給管理まで、ひとつのシステムでつながっています。

つくって終わりにしない、伴走

2025年2月に一部運用を始めてからも、打ち合わせを重ねながら、現場の声に合わせて改修を続けてきました。配置の画面は、2週間分では文字が小さく見づらかったため、10日単位で見やすく整えました。

印刷のレイアウトや表示の速さといった、日々の使い勝手まで、一つずつ。こうした積み重ねが、現場になじむ仕組みにつながっています。

いまは、交通誘導に加えて常駐警備のシフト機能へと対象を広げているところです。さらに、事故報告書の作成支援といったAIの活用も、一緒に検討しています。