公共体育施設の鍵の受け渡しをキーボックスで非対面で使える仕組みに

学校の体育館などの公共施設は、市民のスポーツや活動の場です。利用するには鍵が必要で、以前は管理人や窓口で借りる形でした。開いている時間に合わせて取りに行き、また返しに行く。対面でのやりとりも含めて、利用者にも、鍵を管理する側にも、手間がかかっていました。

一方で、学校施設は「誰でも自由に開けられる」状態にはできません。安全に使ってもらうための配慮が欠かせません。予約そのものはオンライン化が進んでいましたが、最後の「鍵の受け渡し」だけは、対面のまま残っていました。ここに、これからの伸びしろがありました。

都留市の公式LINEを「デジタル市役所」へ育てていく取り組みは、C-tableが継続して伴走してきました。公共体育施設のオンライン予約・電子決済も、その一つです。予約はオンラインでできるのに、鍵だけは借りに行く—その“最後のひと手間”を、なくしたいと考えていました。

必要だったのは、予約と鍵をひとつにつなぎ、しかも学校施設のセキュリティを守りながら、鍵の受け渡しを非対面にできること。私たちは、利用者・職員・管理の現場それぞれの事情を伺いながら、運用に無理のない形を一緒に設計しました。

① 予約・決済と、鍵の暗証番号をつなぐ

公式LINEやWebから施設を予約し、電子決済まで済ませると、予約者に暗証番号が届きます。当日は、利用する日時に合わせて、現地のキーボックスをその番号で開けて鍵を取り出し、施設を使う。返却も同じ流れです。管理人や窓口を介さずに、ご自身で解錠でき、非対面で完結します。夜間や休日でも、鍵のために誰かを待つ必要がありません。

② 学校施設のセキュリティを、守りながら

学校施設では、だれでも自由に開けられる状態は避けたいもの。そこで、暗証番号は月ごとに更新しています。この更新は、職員が現地を巡回して行うものです。高価な電子錠に頼らず、システムと、現地での人的な運用を組み合わせることで、低コストでセキュリティを保っています。

あわせて、夜間など学校の許可が必要な利用については、予約時に許可証を添付できるようにするなど、施設ごとの利用条件に合わせた申請にも対応しました。電気の消し忘れには「最後に使った方が消灯する」といった案内を添えるなど、現場の運用にあわせた細かな整えも重ねています。

つくって終わりにしない、運用の伴走

運用のなかで見えてきた課題にも、一緒に対応してきました。たとえば現場からは、「鍵が多くて開けづらい」といった声も。機器そのものの見直しや、置き方・保管のしかたの工夫まで含めて、使いやすさを一つずつ整えています。暗証番号の切り替え作業は、現地で「残す番号／新しい番号」を確認しながら進め、ダブルチェックする手順に整理。万一に備えて、緊急時にも開けられる備えも用意しました。利用案内のLINE配信・現地掲示なども継続して検討し、“つくって終わり”にせず、安心して使い続けられる運用へ育てています。